預約系統該有哪些功能：驗收清單

預約系統該有的功能可以收斂成 8 項，這份清單依「上線之後才發現缺了，補起來的代價有多高」由高到低排：排在前面的做錯了要整套換掉，排在後面的通常改個設定或加一個外掛就能補。每一項都附一個驗收動作，試用期間照著點一遍，大約 2 小時能驗完，不需要逐行看廠商的功能表。

驗收前先準備三樣東西：一位能配合的同事、兩支手機、一張寫著你店裡最麻煩三條排班規則的紙。下面 8 項的驗收動作幾乎都用得到它們，而且要在廠商給的試用帳號裡自己操作，不要讓業務代為示範——示範帳號的班表是乾淨的，你的不是。

客戶資料可以完整匯出

客戶資料能不能完整匯出，是預約系統最該先驗的功能，因為它決定了你以後換不換得了系統。

完整的意思不是「有匯出按鈕」，而是匯出的檔案裡至少要有 6 種資訊：姓名、電話、Email 或其他聯絡方式、每一筆預約的日期與時間、服務項目、以及這筆預約的結果（完成、取消或未到）。很多系統只匯得出一份聯絡人清單，預約歷史留在系統裡帶不走，換系統那天等於從零開始。

完整匯出還有一個法律上的理由。客人依個人資料保護法第 10 條請求查詢、閱覽或製給複製本時，同法第 13 條要求在 15 日內決定准駁，必要時可以延長 15 日，並要以書面告知原因（全國法規資料庫，2026-09-15 查閱）。系統如果只匯得出整份聯絡人清單、叫不出單一客人的完整預約紀錄，這段期限就只能靠人工一筆一筆翻。

驗收動作：試用期建 3 筆假預約，其中 1 筆取消、1 筆標記未到，然後匯出 CSV，用試算表打開，逐欄確認上面 6 種資訊都在，而且取消與未到的那兩筆有被區分出來。

這一項在自架與平台之間差異最大，簽約前怎麼確認名單的歸屬，可以參考預約系統自己架還是用平台的常見問題。

排班規則寫得出你的真實狀況

排班規則的驗收重點，是你店裡最複雜的那幾條規則能不能用設定表達，而不是系統有沒有「排班功能」。

常見的複雜規則有三類：不同服務的時長不同（60 分鐘、90 分鐘、150 分鐘混在同一天）、服務之間需要 10 到 15 分鐘的清潔或準備緩衝、以及同一個時段受限於第二種資源（房間、機台、設備只有一台）。第三類最容易漏掉，系統只算人有沒有空、不算設備有沒有空，就會出現兩位客人被排進同一間房的情況。美髮沙龍的「設計師加洗頭台」是雙資源的典型例子，在美髮沙龍預約系統的 5 個必備功能裡被單獨列成一項。

驗收動作：把你店裡最麻煩的 3 條排班規則寫在紙上，試用時逐條設定，設不出來的就記下來，並直接問廠商有沒有替代做法。3 條裡有 2 條設不出來，這套系統就不適合你。

同一個時段不會被兩個人同時訂走

同一個時段不能被兩位客人同時訂走，是預約系統的基本功，卻也是示範帳號永遠測不出來的問題。

重複預約通常來自三個方向：兩位客人幾乎同時在線上按下送出；店員在後台手動加了一筆，同時有客人從網站訂了同一個時段；或是服務人員把私人行程記在自己的 Google 日曆上，預約系統卻不知道那個時段已經有安排。後兩種在實務上更常見，因為電話預約多半還是人工輸入，而個人行事曆和系統之間沒有雙向同步的話，系統永遠以為人是空的。

驗收動作：找一位同事，用兩支手機同時打開同一個時段，數到三一起按送出，確認只有一筆成立、另一筆收到「時段已被預約」的提示。然後在後台手動建一筆預約，再用手機去訂同一個時段，確認前台已經看不到那個時段。服務人員有在用個人行事曆的話，再到 Google 日曆建一個私人行程，等幾分鐘後重新整理預約頁，看對應的時段有沒有消失。

客人可以自己改期與取消，而且有截止時間

客人能自己在頁面上完成改期與取消，店家就不必每天花時間在訊息裡來回確認，前提是系統要能設定截止時間。

截止時間的意思是：預約前多少小時之內，客人不能再自己線上取消，只能聯絡店家。沒有這個設定，客人在預約前 30 分鐘按下取消，系統照單全收，時段也補不回來。截止時間要訂幾小時、過了期限怎麼處理，屬於取消政策的設計，客人臨時取消怎麼辦那篇逐題拆過。

驗收動作：以客人身分完成一次改期，數從收到的確認訊息點進去、到改期完成總共按了幾下，超過 4 下就偏多。再把截止時間設成 24 小時，試著取消一筆明天的預約，確認系統有擋下來並顯示聯絡方式。

自動通知涵蓋確認、提醒與變更三個時刻

自動通知要驗收的是三個時刻都會發：預約成立時的確認、預約前的提醒、以及改期或取消時的變更通知，而且店家端也要收到變更。

三個時刻裡最容易出錯的是變更通知。客人改期兩次之後，他手上的訊息是不是最新的時間、店家的行事曆有沒有同步更新，只要一邊沒跟上，就會出現客人照舊時間到店的狀況。提醒時點則要能自訂，不是只能固定前一天；前 24 小時與前 2 小時兩則提醒的分工，是減少放鳥的 6 個做法裡成本最低的一項。

另外要問清楚通知走哪個管道、怎麼計費。簡訊與部分通訊軟體的主動推播是按則計費的，用你店裡每月的預約筆數乘上每筆會發的則數，再決定要不要開。

驗收動作：建一筆預約、改期兩次、最後取消，記下客人手機與店家端各收到幾則通知，逐則確認上面的時間是當下最新的狀態。

預約入口能放在自己的網站上，並且追得到來源

預約入口放在自己網站上的意思，是客人在你的網域裡就能完成預約，或至少從網站點出去之後，你還知道這筆預約是從哪一頁來的。

這一項不影響店裡的日常運作，所以選系統時常被略過，但它決定了你能不能知道行銷的錢花得有沒有效。客人從哪篇文章、哪個廣告、哪個社群貼文點進來預約，只要這條線在跳轉到預約系統時斷掉，後台上所有預約看起來都一樣。

驗收動作：在預約連結後面加上 ?utm_source=test 這類追蹤參數，用這條連結完成一筆預約，再去系統後台或 GA4 查，看這筆預約有沒有帶著 test 這個來源。查不到的話，問廠商能不能嵌入網頁、或是完成預約後能不能導回你網站上的感謝頁。

訂金可以按對象分級收

訂金功能要驗的不是「能不能收」，而是能不能只對某些服務、某些時段或新客收，其他人不收。

只有「全部收」或「全部不收」兩個選項的系統，會逼你在放鳥與預約數之間二選一：全部收，猶豫中的新客直接離開；全部不收，高風險的長時程預約就沒有任何保護。能分級收的系統，才讓你只在風險高的地方加一道門檻。

同時要確認退款怎麼處理：客人在期限內改期時，訂金能不能直接移轉到新的預約，還是要先退款再重付一次，兩者對金流手續費的影響不一樣。收款的費用結構，預約系統要花多少錢那篇有拆開算。

驗收動作：設一條「只對第一次預約的新客收訂金」的規則，用一個新帳號與一個已有預約紀錄的帳號各訂一次，確認只有新帳號被要求付款。

後台有權限分級與操作紀錄

後台權限與操作紀錄，在只有老闆一個人用系統時用不到，一旦有兩位以上員工一起操作，就是追得回問題的唯一方法。

要驗的是兩件事：員工帳號能不能只看自己的班表、不能匯出全部客戶資料；以及每一筆預約被誰、在什麼時間新增、修改或刪除，後台查得到。員工離職時，他的帳號要能立刻停用，而不是只能改密碼。

驗收動作：開一個員工權限的帳號，登入後嘗試匯出客戶名單，確認被擋下；再用這個帳號刪掉一筆假預約，回到老闆帳號，查看能不能找到「誰、幾點、刪了哪一筆」。

8 項的驗收順序與一張帶得走的表

8 項照清單順序驗就好，前 3 項任何一項不過，後面不必再花時間測，因為那三項沒有辦法用設定補救。

功能	驗收動作	約需時間
客戶資料匯出	建 3 筆假預約（含取消、未到）後匯出看欄位	15 分鐘
排班規則	逐條設定最麻煩的 3 條規則	30 分鐘
防重複預約	兩支手機同時送出、後台與前台互撞	10 分鐘
客人自助改期	數改期步驟、測試截止時間	10 分鐘
自動通知	預約、改期兩次、取消，逐則核對	15 分鐘
入口與來源追蹤	帶追蹤參數完成一筆預約	15 分鐘
訂金分級	新舊帳號各訂一次	15 分鐘
權限與紀錄	員工帳號匯出、刪除後查紀錄	10 分鐘

把這張表印出來，同一張表拿去測兩家廠商，比對著兩份功能表比較準確得多。系統選定之後，預約入口帶進多少預約、預約從哪些頁面來，要有數字才知道它有沒有在工作，我們追蹤的指標與數據來源可以當成上線後的對照清單。